För en tid sedan var jag på ett säljsamtal hos ett medelstort bolag. De hade haft en (annan) konsultfirma inne som utvecklat ett datalager åt dem, enligt konstens alla regler.
Det fanns nattliga laddningar från olika av affärssystem, en massa bearbetning av data, diverse dagliga mail som berättade när något gått fel. Till och med en kub hade de fått med på köpet. Tanken var att Controllern skulle jobba med den.
Men, konsultfirman hade slutfört sitt jobb samtidigt som Controllern gått på föräldraledighet, och nu stod man där. Vikarien på ekonomiavdelningen (en inhyrd konsult-controller) klagade på att kuben inte riktigt verkade stämma med verkligheten. En annan i rummet sa att den verkade använda det gamla sättet att räkna lönsamhet per kund. Någon klagade på de där kryptiska mailen som de inte riktigt förstod. VDn var frustrerad över att projektet kostat så mycket pengar men inte verkade ha givit dem så mycket trots allt.
Jag satt där tillsammans med min säljare och lyssnade på deras problem som de blev allt mer öppenhjärtliga med. Jag blev lite ledsen av det hela, för den andra konsultfirman brukar göra ett rätt bra jobb (jag vet vilka de är och känner till och med några av deras utvecklare).
När det var en kvart kvar på mötet vände sig min säljare till mig och frågade mig vad jag tänkte.
Jag sa som det var, datalager måste användas för att man ska ha nytta av det. Data warehouses måste ständigt ändras i takt med att verksamheten ändras, så det hänger med och visar siffror som verksamheten har nytta av.
Så jag gick upp till deras whiteboard och gjorde en mindmap. I mitten skrev jag namnet på deras datalager. Sedan gjorde jag bubblor för varje problem som jag hört dem nämna. Mailen. Gamla modeller över lönsamheten. Siffror som inte stämmer. Samt ett antal till som jag också hört.
När VDn kom tillbaks in i rummet (hen hade behövt gå ut och ta ett samtal) VDn tyckte att det var jobbigt att se alla “fel” som systemet hade. Egentligen ville nog VDn att allt behövde lösas på en gång (men jag förklarade redan innan hen sagt något att man som organisation också måste ha kapacitet att ta emot allt också).
Så det vi gjorde var att sätta siffror på vilka delar som var absolut viktigast. Förvånansvärt nog var det :
- Mailen som bara stressade upp folk
- Prestandan
- Datamodellen
..och så vidare.
Det här samtalet gick så bra att de omedelbart ville hyra in mig och en kollega. Jag vidareutvecklade mindmapen till en bi roadmap, min kollega gick in och började med att stänga av mailen som alla fick, och bara välja ut ett fåtal mottagare istället. Hon skrev också om texten i brevet så det var begripligt, samt ändrade rubriken till att säga: info / viktigt / kris så mottagaren på en gång utan att ens ha öppnat mailet visste statusen.
BI roadmap blev projektnamnet för vår jobb. Det blev inte så jättestort jobb, men
