Den här veckan tar vi en rejält tag om det här med villkorsstyrd formatering. Jag har liksom inte gjort någon riktigt grundlig genomgång om det tidigare, även om jag använt det i åtskilliga torsdagstips – så här kommer nu en genomgång av hur den fungerar, vad man ska tänka på och vad man ska se upp med!

*) Veckans tips i stående videoformat – varför? Läs längst ner!

Så hur gjorde jag?

Excel är så smart att den förstår att du ofta har en massa celler med värden som du är intresserad av att se samband mellan, eller att du vill förstå vilka värden som är låga och höga. Det kan vara nog så svårt att se om man har många siffror bredvid varandra.

Då kan villkorsstyrd formatering vara jättebra att använda sig av! Det heter för övrigt conditional formatting, om du kör Excel på engelska.

Det man gör är att man markerar de celler man vill att den ska jobba med (nej, man måste inte alltid göra ens det, men jag tycker man ska det för att känna att man har kontroll över vad som händer!), och sedan går man helt enkelt på villkorsstyrd formatering och väljer vad det är man vill veta. Vill du hitta de tio högsta värdena?

Eller kanske få olika färg beroende på hur om man plockat få eller många kottar i sitt Excelark? Vill du att Excel ska markera upp alla celler som inte har unikt innehåll utan som är dubbletter? Allt detta går enkelt att lösa!

Hur använder man detta med villkorsstyrd formatering?

Man kan använda precis som jag visar i videon, men man kan också ta det ett steg längre – genom att skapa egna formler. För – om du tänker efter villkorsstyrd formatering (bara namnet är så himla härligt tycker jag – du ställer villkoren och Excel sköter formateringen där efter). Villkorsstyrd formatering behöver i sin enklaste utformning bara svaret ”ja, jag ska fylla i cellen” eller ”nej, cellen ska inte ändras”. Alltså ett ja, eller ett nej.

Du kan alltså skapa en formel där du säger åt Excel om cellen ska färgas, genom att låta din formel svara med sant eller falskt. Till exempel kan du skapa formeln: =OM(A1=100;sant;falskt) som låter Excel kontrollera om A1 är 100, i sådana fall ska cellens värde ändras.

MEN NU KOMMER DEN SANNA MAGIN:

Om du skapat just den formeln och har angivit att den villkorsstyrda formateringen ska gälla för flera celler, så kommer Excel automatiskt inte bara kolla A1, utan det gör den för den första cellen högst upp till vänster av alla celler du markerat. Nästa cell till höger som den första kommer att kontrollera B1 och så vidare, och nästa cell nedanför den första längst till vänster kommer i stället kolla värdet i A2. Så det är en relativ sökning.

MEN NU KOMMER ÄNNU MER MAGI:

Det område som du markerat, som du sagt ska innehålla den villkorstyrda formateringen, måste inte ens inkludera A1! DU kan alltså skapa en formel som tittar utanför själva området, för att avgöra om den ska färga cellen eller inte. Så om du säger att området D3:F5 ska använda sig av regeln du skapar, så kan du använda en regel som tittar i A1, B1, C1… och så vidare.

Du kan också låsa cellreferenserna på det vanliga sättet med ett $ tecken. $A1 gör att Excel fortsätter titta i A-kolumnen, men ändrar rad för rad till 2, 3 osv, och A$1 gör att Excel ändrar A till B till C men ändrar aldrig rad 1. Du kan så klart även skriva $A$1 för att låsa både rader och kolumner.

OJ OJ – nu blev det här en väldigt lång text. Men det är ju så kul att förklara, för att för de där glödlampan tänds är detta ett stort steg in i den underbara Excelvärlden!

Förra veckans kluring

Förra veckans kluring var himla kul, för jag bad er försöka lösa samma lilla uppgift på flera olika sätt, och jag fick in massor av olika alternativ! Superkul! Jag har lagt ut alla bilder ni mailat mig på min webb, så ni kan hämta inspiration. Besök förra veckans kluring här!

Veckans kluring

Nu har det blivit dags, även för dig, att jobba med kottar i Excel. Du är nämligen förskolepedagog och ska dra fram både lite statistik och skriva omdömen om dina småttingar baserat på hur många kottar de egentligen samlat in. Men inte bara räkna antalet, den här gången! Du får också…

Äsch – vi tar detaljerna där du hittar:

Veckans poddavsnitt

Minns du sulan/dojan? Alltså Sveriges statsminister Ingvar Carlsson? Den här veckans podd handlar om just honom, och den dramatiska tid han styrde vårt avlånga och vackra land. In och lyssna, och du? Missa inte att podden fått en egen Facebook-grupp här! Där kan vi diskutera veckans avsnitt, vad man vill höra i framtiden och tipsa om roliga gäster till podden! Allt är möjligt, helt enkelt! =)

*) Men en sista sak:
Varför gjorde jag videon i 9×16 format? Varför står videon upp? Ja, jag experimenterar lite med hur mina filmer ska se ut i framtiden, och jag testade den här veckan att göra filmen stående. Vad tyckte du? Passar de dig bättre eller sämre? Kommentera nedan! =)