Jag har ju många gånger ställt frågan ”vad sysslar du med i Excel exakt just nu?” på sociala medier, och listor är alltid ett av de vanligaste svaren som jag får varje gång jag frågar. I det här fallet är det en projektuppföljningslista som vi ska prata om.

I det här fallet har vi fyra projekt där vi sätter X för varje steg av projekten som de klarat av. Men – så vill man få det lite tydligare, och på ett enklare sätt se hur det går.

Så hur gjorde jag?

Förutsättningarna är att jag har en lista med projekt, och varje projekt bockas av med ett tecken i en rad celler, i det här fallet satte jag ut kryss för varje steg som projekten klarat.

Sedan använde jag mig av formeln: =ANTALV(C4:F4) för att räkna antalet celler som inte är tomma, alltså innehåller ett valfritt tecken. Då får man ut en siffra. Jag valde att dela den siffran med så många kolumner jag räknade tecken i, alltså 5, för att det känns mer rätt – men det är så klart valfritt.

Sedan införde jag villkorsstyrd formatering på den cellen där jag skrivit ANTALV, och lade till datastaplar.

För att “trolla bort” all text i cellerna markerade jag de celler jag ville ta bort texten från, och så tryckte jag Ctrl+1 (=formatera cell) och gick in på tal -> Anpassat och i rutan skrev jag in ;;; (alltså tre semikolon i rad). Det gör att Excel inte skriver ut innehållet i cellerna. Värdena finns där fortfarande och man kan räkna med dem som vanligt, men det står ingenting i själva cellen.

På tal om listor…

Alla dessa härliga listor

En av de vanligaste sakerna många gör i Excel är att hantera listor. Det kan vara checklistor som du filtrerar på status eller ansvarig person, försäljningssiffror, anmälningar till ett seminarium eller något så enkelt som en lång lista över koder.

Att läsa in data

Att importera data till Excel är ofta inte tillräckligt i sig för att få ordningen på informationen. Så här brukar jag göra för att få ordning på saker.

Dela upp informationen

Ofta behöver jag gå upp i menyn och välja Data och Text till kolumner för att dela upp varje rad till fler celler än en. Där får jag valet att antingen dela upp varje rad efter ett visst antal tecken, eller så kan jag välja att dela upp raden efter ett visst tecken.

Många gånger är filerna gjorda så det mellan varje värde finns ett tabb-tecken eller ett kommatecken, och då brukar det bästa vara att använda kommatecknet. Excel brukar vara smart nog att känna igen vad det är för typ av data som varje kolumn innehåller, och ändrar automatiskt så att datum formateras som datum, siffror som siffror och så vidare.

Leta efter dubbletter

När du har delat upp raden till olika celler, kan du behöva titta om det finns dubbletter. Det gör du med knappen två steg till höger om den första Ta bort dubbletter. Här kan du välja vilka

kolumner som ska bestämma om det är en dubblett eller inte.

Sök och ersätt

Ett knep jag ofta behöver ta till när jag kommit så här långt är att använda Sök och ersätt för att få bort konstiga tecken. Att exempelvis ersätta alla § med Å går snabbt på det här sättet, och helt plötsligt har du trixat till en till synes tråkig fil till något du faktiskt kan bygga grafer och diagram på. Och det är först när du har kommit hit som du kan skaffa dig en uppfattning om vad det är du har framför dig, och kan börja leta efter intressanta fynd.

Detta är ett utdrag ur min bok ”Excel helt enkelt”. Det är en bok som handlar just om listor, bland mycket annat och som innehåller mycket smått och gott – den är tänkt att hjälpa och inspirera dig som sitter med Excel men som kanske inte gått någon kurs i Excel på länge! Du kan enkelt köpa den här på min webbplats, så får du den signerad av mig och direkt i brevlådan.

Veckans kluring

Utmaning: Du är ansvarig för att förbereda en stor fruktsallad för en fest, men du har glömt vilka frukter du behöver köpa och hur många av varje. Så himla typiskt! Men – som tur är hann du skriva ner det i ett Excelark!

Dina vänner har skickat sina favoritfrukter och hur bra de tycker om dem. Din uppgift är att skapa en graf – helt enkelt! Hur många frukter av varje sort var det nu? Och du – gör gärna grafer i en annan färg än Excelblå!

Skicka en bild på din graf över mängden frukter till mig senast den 5:e juni!

Veckans poddavsnitt

Den här veckan har jag som lekman gjort en djupdykning in i Europaparlamentet för att försöka reda ut varför det är viktigt att vi röstar i det! Det blir inte bara EU-snack, massa trams, kul och så lite nörderier – som vanligt, helt enkelt!